Schluss mit doppelter Kalenderpflege dank der Integration von MS Outlook 365 über den SAP Employee Self Service (ESS)

Unsere Kunden wünschten sich eine Übersicht, in der alle Genehmigungsprozesse für Abwesenheiten abgebildet werden können und die genehmigten Abwesenheiten auf einen Blick im Kalender sichtbar sind. 

Es gibt viele Möglichkeiten, SAP HCM Daten zu verarbeiten und dem Anwender zur Verfügung zu stellen. Unsere Idee: Warum nutzen wir nicht einfach Office 365, das dem Anwender grundsätzlich durch das Windows-Betriebssystem zur Verfügung steht?

An einem Beispiel zur Beantragung eines Urlaubs wollen wir zeigen, welche Möglichkeiten sich bieten, wenn man SAP über die API-Schnittstelle von Microsoft verbindet.

Szenario Urlaubsantrag:

Zurzeit ist es so, dass im ESS alle Abwesenheiten im SAP-Kalender gespeichert werden.

Dies ist für den Anwender oft mühsam, da er sich erst im ESS anmelden muss, um dort seine Abwesenheiten zu sehen. Einfacher ist es zu lösen, indem man das MS Outlook des Mitarbeiters verwendet.

Wie üblich werden im ESS die Urlaubsanträge zur Abwesenheit erstellt. Neu ist, dass nun durch die Schnittstelle zu Microsoft der Status an Outlook übertragen wird.

Hier kann durch die Darstellung der Farbe (frei definierbar) der Status des Genehmigungsprozesses angezeigt werden. In diesem Beispiel soll die Farbe den Status „beantragt“ darstellen:

Eine weitere Möglichkeit ist es, die Anzeige von Outlook für den Status zu nutzen:

Durch das Genehmigen des Vorgesetzten, kann der Eintrag nun farblich verändert werden. Aus dem Text kann der Prozess der Genehmigung entfernt werden.
Somit hat der Mitarbeiter nun alle seine Termine und alle Urlaubsanträge aus SAP im Outlook auf einen Blick zur Verfügung.

Integrationsmöglichkeiten:

Nicht nur der Urlaub als Abwesenheit, sondern alle An- und Abwesenheiten aus dem Infotypen IT2001 und IT2002 sind vorstellbar. Auch die Dienste und Rufbereitschaften aus der Personaleinsatzplanung (PEP) können integriert werden.
Falls Sie weitere Umsetzungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen brauchen, sprechen Sie uns gerne an.

Die technischen Voraussetzungen für die Integration des MS Outlook sind:

• Microsoft Office365
• Microsoft Azure

Wenn Sie bereits Office365 benutzen, brauchen Sie nur noch die Berechtigungen über MS Azure über Ihre IT-Abteilung einrichten lassen.

Der Zugriff aus SAP kann dann über eine einfache RFC-Verbindung oder über die neue Integration Suite der BTP (Business Technology Platform) erfolgen. Mit der Integration Suite der BTP ist auch zukünftig eine Kommunikation der Schnittstelle gesichert.

Bei der technischen Einrichtung unterstützen wir Sie gerne.

Der Austausch der Daten zwischen dem System findet über einen REST-Webservice statt. Das Format der übertragenen Daten wird im JSON übermittelt. Hierzu haben wir eigene Reports erstellt, die den Ablauf der Schnittstelle steuern und überwachen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Sprechen Sie uns gerne an, um für Ihr Unternehmen eine Lösung zur Integration von MS Outlook bereitzustellen.

Kontakt: info@consodalis.de